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La matrice d’Eisenhower : comment appliquer cette méthode ?

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La matrice Eisenhower est une méthode d’organisation est particulièrement intéressante pour les managers, mais elle s’adapte également à tous les profils professionnels. Tu peux même l’appliquer dans ta vie perso, afin d’éviter de perdre du temps sur des actions inutiles, et travailler sur tes vrais objectifs dans la vie. Cela te fera gagner pas mal de temps!

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✨ Petite histoire d’Eisenhower

Si presque tout le monde a entendu parler de la matrice Eisenhower, mois de gens connaissent l’histoire de cet homme.

Avant son élection en tant que 34e Président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower a eu une carrière militaire remarquable. Durant la Seconde Guerre mondiale, il s’est distingué par son efficacité lors de manœuvres cruciales, le propulsant à la tête du SHAEF (Supreme Headquarter Allied Expeditionary Force). Il a orchestré avec succès le débarquement de Normandie le 6 juin 1944.

Cet exploit lui a valu le titre de General of the Army en décembre 1944 et la reconnaissance du Général De Gaulle en tant que Compagnon de la Libération en juin 1945. En 1950, il a été nommé commandant suprême de l’OTAN avant de triompher aux élections présidentielles en 1952.

En tant que président, Eisenhower a démontré sa capacité à gérer les priorités, mettant fin à la guerre de Corée, établissant des contacts avec l’URSS, initiant la création de la NASA, et entreprenant de nombreux projets significatifs.

Tout ça démontre à quel point Eisenhower était un as de l’organisation et de l’efficacité. Toi aussi, grâce à sa méthode, tu peux mieux avancer dans tes objectifs, même si tu ne vises pas les élections présidentielles.

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✨ Principe de la matrice Eisenhower :

La matrice Eisenhower est une méthode d’organisation visant à classer les tâches par ordre de priorité. La priorité dépend de l’urgence et de l’importance de chaque tâche. Avec cette méthode, il devient plus simple d’optimiser son temps et d’avoir des résultats efficaces.

La matrice d’Eisenhower est composée de 4 quadrants. Chaque case représente une classification reposant à la fois sur le degré d’urgence et l’importance d’une tâche. Selon la case où elle atterrit, une tâche peut être traitée en priorité, planifiée, déléguée ou tout simplement abandonnée :

• 1^er quadrant : ce qui est à la fois urgent et important : à faire en priorité.
• 2^ème quadrant : ce qui est important mais non urgent : à planifier.
• 3^ème quadrant : ce qui est urgent mais non important : à déléguer.
• 4^ème quadrant : ce qui n’est ni urgent, ni important : à laisser.

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✨ Utiliser la matrice d’Eisenhower en 3 étapes

Voici les étapes à suivre pour utiliser cette méthode sans prise de tête.

Etablir une liste des tâches

Tu peux commencer par établir ta to-do list pour la semaine, par exemple. Tu vas juste tout noter, sans forcément réfléchir à l’importance ou à l’urgence de chaque tâche.

Je te conseille de faire cette to-do list chaque dimanche après-midi pour avoir la semaine planifiée à l’avance. Avec ton agenda sous les yeux, tu ne risques de rien oublier.

Evaluer l’importance et l’urgence de chaque tâche

A présent, il s’agit de classer les tâches listées. Tu peux utiliser un code couleur qui correspond à chaque quadrant de la matrice d’Eisenhower afin de te faciliter les choses.

Pour savoir à quel point une tâche est urgente, il suffit de voir les échéances. Plus le délai est court, plus l’urgence est grande. C’est généralement dicté par des contraintes extérieures.

Pour déterminer si une tâche est importante, c’est légèrement plus compliqué, car plus subjectif. Pour t’aider, voici quelques indices :

• Une tâche est importante lorsqu’elle est nécessaire à l’atteinte de ton objectif ;
• Une tâche est importante lorsque son non-accomplissement peut avoir des conséquences non négligeables, pouvant retarder ou même bloquer ta progression dans ton projet ;
• Une tâche est importante lorsqu’elle a des impacts sur le long terme.

En évaluant le degré d’urgence et l’importance de chaque tâche, tu vas les inscrire au fur et à mesure dans chaque quadrant correspondant. Et voilà, le tour est joué !

Prendre les décisions qui s’imposent

Tu sais ce qui te reste à faire :

• Réaliser les tâches prioritaires, qui sont à la fois importantes et urgentes ;
• Planifier les autres tâches importantes, mais qui peuvent attendre ;
• Confier les tâches urgentes, mais peu importantes à un collègue ;
• Abandonner le reste.

Prenons l’exemple concret d’une entrepreneuse qui organise la semaine et le mois à venir à l’aide de la matrice d’Eisenhower.

Voici sa liste de tâches :

• Créer du contenu pour le site et les réseaux ;
• Réseauter ;
• Résoudre un problème avec un client ;
• Traiter les emails et messages ;
• Regarder les notifications sur les réseaux sociaux.

La matrice d’Eisenhower pourrait ressembler à ceci :

1^er quadrant :

• Résoudre un problème avec un client : il s’agit clairement d’une urgence, et le traitement de cette tâche est cruciale pour l’image de l’entreprise et donc son avenir.

2^ème quadrant :

• Réseauter : c’est une tâche importante, mais qui peut être organisée sur le moyen terme ;
• Créer du contenu : c’est également incontournable pour progresser sur le long terme, mais rien n’oblige de poster ici et maintenant. C’est une tâche qu’on peut planifier.

3^ème quadrant :

• Traiter les emails et messages : c’est urgent pour les personnes qui les envoient, mais pas forcément important pour vous. C’est une tâche qu’on peut volontiers confier à une assistante.

4^ème quadrant :

• Regarder les notifications sur les réseaux sociaux : ce n’est pas du tout urgent, et ce n’est pas tellement important. Il est donc possible d’abandonner cette tâche pour se concentrer sur des actions à plus de valeur.

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✨ Les limites de la méthode Eisenhower

Si cette méthode est ultra-puissante pour gérer et prioriser les tâches, elle n’est pas parfaite non plus. En effet, ce n’est pas simple de déterminer les tâches les plus importantes lorsqu’on ne dispose pas d’indicateurs objectifs ! On a tendance à privilégier les actions et solutions qui nous plaisent. Il est donc important de tenir compte des critères extérieurs pour plus d’efficacité.

Par ailleurs, la matrice d’Eisenhower ne comporte pas de nuances : soit une tâche est importante, soit elle ne l’est pas. Or, dans la vie quotidienne, les choses sont plus nuancées. Et le fait de déléguer ou de traiter une tâche ne dépend pas uniquement de son degré d’urgence ou d’importance.

D’autres éléments entrent en jeu, comme la compétence, le talent, le kif… Même si une action est 100% stratégique et donc très importante pour mon activité, mais qu’elle ne fait pas partie de ma zone de génie, je ne vais pas me forcer à la faire. Il vaut mieux déléguer à un collaborateur ou un partenaire plus doué pour avoir de meilleurs résultats.

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✨ Conclusion sur la Matrice Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une méthode très efficace pour prioriser les tâches, lorsqu’elles sont déjà bien déterminées. Pour optimiser l’utilisation de cet outil, il est important de procéder par étapes, et de tenir compte des différents critères liés à chaque action. Découper les tâches permet également de faciliter leur classification.

Et toi, as-tu déjà essayé la matrice d’Eisenhower ? Raconte-nous en commentaire !

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